#ichbinso papierlos

Es klingt so einfach: Wer im Büro kein Papier mehr ausdruckt, braucht keinen Drucker, spart Ressourcen und schützt die Umwelt. Doch warum macht das nicht jeder so und woran kann es scheitern?

Die Vorteile eines papierlosen Büros liegen auf der Hand. Doch die Umsetzung ist leider nicht so einfach. Es erfordert ganz schön viel Disziplin! Eine gute Unternehmenskommunikation ist Voraussetzung und alle müssen an einem Strang ziehen: Es muss z. B. eine klare Ordnerstruktur geben und alle Dokumente müssen konsequent einheitlich benannt werden. Wichtig ist auch: Wenn man sich dafür entscheidet, sollte man es komplett durchziehen. Eine halbherzige Lösung lässt einen früher oder später wieder nur in alte Muster zurückfallen.

Betrachten wir zunächst einmal, was es alles braucht, damit ein Büro tatsächlich papierlos werden kann:

  1. Alle Dokumente müssen auf elektronischen Datenspeichern (Festplatten, Wechselmedien, Clouds) gesichert werden können
  2. Dokumente werden ausschließlich über elektronische Wege übermittelt (Server, E-Mail usw.)
  3. Handschriftliche Signaturen müssen vollständig mit elektronischen Signaturen ersetzt werden (und die nötigen Schritte dafür gesetzt werden).
  4. Alle vorhandenen Dokumente, Visitenkarten etc., die es noch in Papierform gibt, müssen eingescannt werden. Originale, die handschriftliche Signaturen beinhalten, müssen ordentlich archiviert werden. Das kann aufwändig sein, vor allem wenn man mit Partnern zusammenarbeitet, die selbst immer noch Papier verwenden.

Dank vieler verschiedener Softwarelösungen (etwa Evernote oder Microsoft One Note) wird die Umstellung erleichtert. Man sollte sich vorher aber gut über die Möglichkeiten informieren. Alle Mitarbeiter müssen im Umgang mit der verwendeten Software geschult werden!

Zusammengefasst kann man also sagen: Ein papierloses Büro ist erstrebenswert, setzt aber einiges an Planung und sehr viel Konsequenz voraus.

Das könnte dich auch interessieren: